Stundenzettel, Materialbestellungen, Kundenanfragen – automatisiert über WhatsApp und Telegram. Spart 10-15 Stunden pro Woche. DSGVO-konform. Made in Germany.
Das Problem:
Subunternehmer schicken Stundenzettel als Foto, Excel oder PDF. Sie tippen alles manuell in Ihre Tabelle ab. Rechnungen manuell erstellen dauert 15-30 Minuten pro Stück. Nachfragen häufen sich: „Wann kommt mein Geld?“ Das kostet zusätzlich Zeit für Kommunikation.
Zeitverlust: 5-8 Stunden pro Woche
Schritt 1: Eingang Subunternehmer sendet Stundenzettel per WhatsApp oder Telegram – als Foto oder PDF.
Schritt 2: KI-Verarbeitung Die künstliche Intelligenz liest automatisch alle relevanten Informationen aus: Name des Subunternehmers, geleistete Arbeitsstunden inklusive Überstunden, Datum und Zeitraum sowie Baustelle oder Projektnummer.
Schritt 3: Datenerfassung Alle Informationen landen automatisch in Ihrem System: Google Sheets, Excel, Ihr Abrechnungssystem wie DATEV oder Ihr Projekt-Management-Tool.
Schritt 4: Rechnung erstellen Das System generiert eine PDF-Rechnung nach Ihrer individuellen Vorlage – mit Firmenlogo, Umsatzsteuer-ID und Ihren gewohnten Texten.
Schritt 5: Freigabe Sie bekommen eine WhatsApp-Nachricht zur Kontrolle. Bestätigen Sie mit „OK“ in etwa 10 Sekunden, und die Rechnung geht automatisch raus.
Zeitersparnis: 5-8 Stunden pro Woche Fehlerreduktion: Die KI macht weniger als 2 Prozent Fehler, während bei manueller Eingabe etwa 10 Prozent Fehler auftreten Schnellere Abrechnung: Subunternehmer bekommen ihre Rechnungen sofort Transparenz: Alle Daten sind jederzeit abrufbar.
Setup: 899 Euro einmalig Laufend: 149 Euro pro Monat mit Telegram oder 199 Euro pro Monat mit WhatsApp
Bei 6 Stunden Ersparnis pro Woche zu 50 Euro pro Stunde entspricht das 1.200 Euro Monatseinsparung. Return on Investment: nach 3-4 Wochen.
Schritt 1: Bestellung per Sprache Sie sagen per WhatsApp-Sprachnachricht: „Brauche 20 Sack Zement, Lieferung bis morgen 10 Uhr, Baustelle Köln“
Schritt 2: KI versteht und verarbeitet Das System erkennt automatisch: Material (Zement), Menge (20 Sack), Lieferzeit (morgen 10 Uhr) und Lieferort (Baustelle Köln).
Schritt 3: Automatischer Preisvergleich Anfragen gehen parallel an 3-5 Ihrer Stammlieferanten. Das System vergleicht Preis pro Einheit, Lieferfähigkeit mit Zeitfenster und Versandkosten.
Schritt 4: Angebots-Übersicht Sie bekommen eine WhatsApp-Nachricht mit allen Angeboten:
„3 Angebote für 20 Sack Zement: Platz 1: Baumax Köln: 8,90 Euro pro Stück, Lieferung morgen 9 Uhr, Gesamt: 178 Euro Platz 2: Baustoff Schmidt: 9,20 Euro pro Stück, Lieferung morgen 11 Uhr, Gesamt: 184 Euro Platz 3: RegionalBau: 9,50 Euro pro Stück, Lieferung heute 16 Uhr, Gesamt: 190 Euro
Welches Angebot wählen? (1/2/3)“
Schritt 5: Bestätigung und Bestellung Sie antworten mit „1“, und das System bestellt automatisch bei Baumax. Bestellbestätigung geht an Sie und Ihren Bauleiter.
Zeitersparnis: 3-5 Stunden pro Woche Kostenersparnis: bis zu 15 Prozent durch systematischen Preisvergleich Transparenz: Preis-Historie für bessere Verhandlungen Zuverlässigkeit: Keine vergessenen Bestellungen mehr
Setup: 1.299 Euro einmalig Laufend: 199 Euro pro Monat
Bei 4 Stunden Ersparnis pro Woche zu 50 Euro pro Stunde entspricht das 800 Euro monatlich. Zusätzlich 15 Prozent Materialersparnis bei 10.000 Euro Materialeinsatz pro Monat bedeutet weitere 1.500 Euro Einsparung. Return on Investment: nach 2-3 Wochen.
Das Problem:
Auf der Baustelle entsteht spontaner Materialbedarf. Sie rufen drei Lieferanten an und vergleichen Preise im Kopf. Oft wird zu spät bestellt, und die Baustelle steht still. Es gibt keine Preisübersicht und keine Historie früherer Bestellungen.
Zeitverlust: 3-5 Stunden pro Woche Kostenverlust: bis zu 15 Prozent durch suboptimale Preise
Schritt 1: Erstkontakt Der Kunde füllt ein Formular auf Ihrer Website aus oder schreibt direkt auf WhatsApp oder Telegram.
Schritt 2: KI-Vorqualifizierung Ein Chatbot stellt 5-7 intelligente Fragen: Art des Projekts (Neubau, Sanierung, Ausbau), Projektgröße (Quadratmeter, Etagen, Einheiten), Budgetrahmen (indirekt durch Fragen wie „Eigenheim oder Gewerbe?“), Zeitrahmen (sofort, in 3 Monaten, noch in Planung) und ob Genehmigungen bereits vorhanden sind.
Schritt 3: Automatisches Scoring Das System bewertet jede Anfrage: Cold: unter 10.000 Euro, unklarer Zeitplan – Standardantwort wird verschickt Warm: 10.000-50.000 Euro, konkrete Angaben – Follow-up-Mail nach einigen Tagen Hot: über 50.000 Euro, Budget vorhanden – sofortige Benachrichtigung an Sie
Schritt 4: Intelligente Weiterleitung Hot Leads: Sie bekommen eine WhatsApp-Benachrichtigung mit allen Informationen, einen CRM-Eintrag mit Priorität „Hoch“ und optional einen Termin-Link für ein Erstgespräch.
Warm Leads: Automatische Nachfass-E-Mail nach 3 Tagen mit Informationsmaterial zu ähnlichen Projekten.
Cold Leads: Höfliche Absage mit Empfehlungen wie Partner oder Alternativen, oder der Hinweis: „Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Ihr Budget über X Euro liegt.“
Zeitersparnis: 10-12 Stunden pro Woche Conversion-Steigerung: plus 30 Prozent durch Fokus auf lukrative Projekte Bessere Kundenerfahrung: Sofortige Antworten statt 2 Tage Wartezeit CRM-Integration: Alle Leads strukturiert erfasst.
Setup: 1.499 Euro einmalig Laufend: 249 Euro pro Monat
Bei 10 Stunden Ersparnis pro Woche zu 50 Euro pro Stunde entspricht das 2.400 Euro monatlich. Zusätzlich ein zusätzlicher Auftrag pro Quartal bei 50.000 Euro Auftragswert und 15 Prozent Marge bedeutet 7.500 Euro zusätzlich. Return on Investment: nach 2-3 Wochen.
Das Problem:
Sie erhalten 50 Kundenanfragen pro Woche per Telefon, E-Mail und Kontaktformular. Sie verschwenden zwei Stunden täglich mit Kleinaufträgen unter 5.000 Euro. Lukrative Projekte über 50.000 Euro gehen in der Flut unter. Es gibt keine systematische Qualifizierung der Anfragen.
Zeitverlust: 10-12 Stunden pro Woche Umsatzverlust: 30 Prozent durch falsche Prioritäten
Das Problem:
Ihr Bauleiter macht Fotos auf der Baustelle, aber es gibt keine systematische Ablage. Das Bautagebuch händisch zu schreiben kostet 30 Minuten pro Tag. Bei Mängeln fehlen oft Beweise: Wann wurde was gemacht? Der Auftraggeber fragt: „Wie weit seid ihr?“ – und Sie haben keine schnelle Antwort.
Zeitverlust: 2-3 Stunden pro Woche Haftungsrisiko: Fehlende Dokumentation bei Streitigkeiten
Schritt 1: Foto-Upload Der Bauleiter macht ein Foto auf der Baustelle und sendet es per WhatsApp mit einer kurzen Sprachnachricht: „Fundament fertig gegossen, Baustelle Köln“
Schritt 2: KI-Analyse Das System erkennt automatisch: Bauphase (Fundament, Rohbau, Ausbau), Datum und Uhrzeit, GPS-Standort (falls gewünscht) und das Gewerk aus der Sprachnachricht.
Schritt 3: Automatisches Bautagebuch Ein Eintrag wird erstellt: „31. Oktober 2025, 14:30 Uhr, Baustelle Köln Fundament fertig gegossen Verantwortlich: Max Müller (Bauleiter) Foto eingebettet Wetter: 12 Grad Celsius, bewölkt“
Schritt 4: Fortschritts-Dashboard Der Auftraggeber bekommt Zugang zu einem Portal mit chronologischer Foto-Timeline, automatisch markierten Meilensteinen und geschätztem Fertigstellungsprozentsatz.
Schritt 5: Mängel-Management Wenn ein Mangel gemeldet wird: „Mangel: Riss in Wand, Raum 3.2“ – erstellt das System automatisch ein Mangel-Ticket mit Nachverfolgung. Status: Offen, in Bearbeitung, behoben.
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Woche Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation bei Haftungsfällen Kundenzufriedenheit: Auftraggeber sieht Fortschritt in Echtzeit Team-Transparenz: Alle Beteiligten wissen jederzeit, was läuft
Setup: 1.299 Euro einmalig Laufend: 199 Euro pro Monat
Bei 2,5 Stunden Ersparnis pro Woche zu 50 Euro pro Stunde entspricht das 500 Euro monatlich. Der Haftungsschutz durch lückenlose Dokumentation ist dabei unbezahlbar. Return on Investment: nach 4-5 Monaten.
„So läuft es auf deiner Baustelle“
3-Schritt-Prozess:
Schritt 1: Dein Team arbeitet normal „Polier, Bauleiter, Subunternehmer – alle nutzen WhatsApp wie bisher. Fotos, Sprachnachrichten, Texte. Nichts ändert sich für sie.“
Schritt 2: KI verarbeitet im Hintergrund „Jede Nachricht wird analysiert. Name erkannt. Datum erkannt. Baustelle zugeordnet. Leistung kategorisiert. Dokument erstellt.“
Schritt 3: Du prüfst und freigibst „Jeden Abend: Übersicht aller Dokumente. Du checkst 5 Minuten. Alles korrekt? Ein Klick. Dokumente gehen raus. Nachweis gesichert.“
Technologie-Hinweis (klein, transparent): „Basis: n8n-Workflows, OpenAI Whisper (Spracherkennung), Claude/GPT-4 (Dokumentenerstellung). Läuft auf deutschen Servern. DSGVO-konform.“
